为什么说电子会计档案管理是时代发展的必然趋势？

随着互联网的飞速发展，云计算时代的来临，会计信息化步伐也随之加快，电子商务、电子发票的应用越来越普及，电子会计资料正逐步取代纸质会计资料，可以说，适应电子会计档案管理技术手段的大背景日趋形成。财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》第七、八、九条明确了电子会计档案管理的有关内容，为电子会计档案规范管理提出了要求，《办法》既明确了信息化的技术支撑，更有相关法律规范指引，笔者认为，做好电子会计档案的管理俨然成为时代发展的必然趋势。

一、电子会计档案管理节约费用成本，体现绿色环保的发展理念。

党的十八届五中全会提出贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，坚持绿色发展之路，坚持节约资源、坚持保护环境、坚持可持续发展、坚持生态良好文明发展道路，环境友好型社会，为全球生态安全作贡献。电子会计档案管理的发展就是体现绿色环保的管理理念。

从大体上来说，采用电子会计档案管理方式，一是节约打印成本，提升经济价值。电子会计档案减少由打印带来的纸张、耗材、能源的消耗、设备的折旧、移库运输、人力综合管理成本等费用。因为电子发票无印制成本，也无需邮寄，仅纸质发票换成电子发票就已经产生巨大的经济价值，顺应了低碳时代“绿色档案”的发展要求，逐渐实现打造“绿色账本”的会计档案管理方式，从而实现低炭环保的空间格局，直观地体现绿色环保理念。

二是节约档案库房成本，减少管理费用。会计档案的保管期限有10年、30年和永久。与其他专业档案相比，凡是具有独立会计核算的单位和个人，都会产生会计档案，每天都会发生频繁复杂的经济事项，形成大量的会计凭证、账簿、报表。按照《民法典》规定，有特殊需要，需延长档案管理期限的档案，例如：与房屋相关的发票保管期限可能超过30年；与人的寿命相关的档案保管期限可能在人的生命周期内都能用到，这个保存期限可能不止30年；还有特殊工种的退休、法律纠纷事件等，涉及这些方面的会计档案，鉴定会计档案保管期限时要延长保管时间。面对如此之多有经济价值的会计档案资料，都需要档案库房存放保管，存放于密集架或档案柜、过道空间等，换算成租金或折旧成本，一个单位用于档案管理的成本确实不少。相对于电子会计档案，仅用数字形式储存，除了计算机等设备载体需要占用办公面积，电子会计档案几乎不占物理空间，能节约档案库房成本，减少管理成本。

三是节约人力成本，提升工作效率。会计档案保管中档案库房的管理、装订整理纸质会计档案都需要人力、物力，这些工作基本是大量重复低价值的人力劳动，不止耗费经济成本，也耗费时间成本。从整个业务链条来看，若采用电子会计档案管理系统，能实现数据采集、自动整理、智能编制凭证报表等一系列标准化、自动化流程，避免人为疏漏，节约人力成本，提升工作效率。

二、电子会计档案的保管具有财务共享、智能管理更便利的优势。

电子会计档案管理系统是对电子会计档案进行采集、归档、编目、管理和处置的信息系统，尽管存储的方式不同，电子会计档案和纸质会计档案是内在有机联系的整体，而电子会计档案的保管更具优势。

一是储存介质优势。电子会计档案的电子格式形式比较多，涵盖DBF、TXT、ACCESS、JPG、PDF、EXCEL等，这些电子数据可用电子计算机、光盘、硬盘、云储存（实际也是储存在服务器计算机上），甚至区块链作为储存载体，方便提供利用。

二是保护技术优势。电子会计档案数据格式和储存载体多元化，为保证数据的可读性和安全性，防止被黑客攻击，防止被篡改，需要备份防灭失等安全措施，避免老旧的数据格式因无法读取使得数据名存实亡，建立备份机制，更能有效防止数据丢失。纸质会计档案需要控制档案存放环境温湿度标准，做好档案实体的防潮、防火、防盗、防尘等措施，相应的就会产生管理费用。无论电子会计档案还是纸质会计档案，都需要防意外、防自然灾害。

三是数据查阅优势。在查阅便利性方面，电子会计档案可以利用强大的检索能力进行快速检索，并实现按照给予权限进行权限内的资料查阅，能快速实现数据共享，既可远程查阅数据，亦可从移动端、PC端等不同的设备端口查阅数据，还可以利用计算机的强大分析能力进行大数据分析，在数据利用率上大大优于纸质会计档案。而纸质会计档案由于物理空间制约，存放于库房中不利于共享，在数据查阅方面也受到很大限制。

三、电子会计档案管理模块相互衔接，保证会计档案管理的安全真实。

会计档案管理系统要涵盖文件收集、档案整理、档案保管、档案检索、档案利用、档案编研、档案统计和系统管理等功能模块，包含档案管理的全过程，电子化的管理能保障会计档案的真实性、相关性、完整性、安全性、合法性，从而利用电子会计档案管理系统整合电子会计档案信息是非常便捷的。

一是电子发票的来源真实有效。电子发票由计算机等电子设备生成和传输形成，报销人通过网上报账系统完成电子发票上传、解析、验真、验重等功能，实现了凭证的自动化生成，无需打印发票和单据，减少邮寄、签收、质检等环节，便于数据真实性查阅和重复性检索，降低了人力物力成本，提高了报销效率。

二是电子会计凭证、会计账簿、会计报表形成渠道规范安全。电子会计原始凭证由外来原始凭证、自制原始凭证等组成，而经过内控审批的文件，如采购入库单、产品出库单、固定资产卡片、折旧分配表、固定资产减少单据，以及红头文件等内部文件经过数字化加工也会形成电子会计凭证。由财务核算系统自动形成的会计账簿、会计报表，科目余额表、各种项目辅助科目余额表、明细账、月报、季报、半年报，用电子档案系统进行归档，实现了所有会计档案的相关查询，保证了归档材料的真实、安全、完整、合法。

三是电子会计档案的归档流程可控。全部电子化的数据资料以不同的数据格式存放于数据库中，数据的操作进行全流程记录，确保档案的全生命周期可追溯，对关键的业务环节采用严格审批流程控制，严格操作人员可访问数据的范围和权限。

在大数据、云计算的智能科技发展时代，电子会计档案能真正实现业财融合、降本增效，由业务系统自动采集成档案数据，将数据采集由事后转变成事前、事中，更能及时发现问题，及时解决问题。未来，将不只从行业内部各流转链条业务端采集数据，还要建立外部上下游业务链条的连接，甚至跨行业的业务连接。例如：差旅费的报销将变得更简单，飞机票、火车票等交通工具票据自动推送，餐费、住宿费也自动采集。随着物联网的不断发展，数据造假变得更难，会计资料真实性更加得以保障，声音、图像、影像都能成为有经济价值的数据，作为电子会计档案来保管，这些都是纸质载体无法实现的。

来源：网络

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